Lei de Acesso à Informação resulta em aprimoramento de arquivos do GDF

BRASÍLIA (30/11/13) – Criada em 2007, a Gerência de Documentação (Gedoc) da Secretaria de Transparência e Controle do DF ganhou uma posição estratégica desde que a Lei de Acesso à Informação (LAI) distrital passou a vigorar, há sete meses, para garantir acesso a documentos e informações públicas do GDF.

Subordinada à Subsecretaria de Administração Geral da pasta, a Gedoc tem investido no aprimoramento do trabalho e em equipamentos e sistemas para melhoria do trâmite dos documentos e processos. A implantação de sistemas informatizados desenvolvidos pela Unidade de Administração Tecnológica e a chegada de um arquivo deslizante para o Arquivo Central são exemplos de como o setor tem se preocupado com o fluxo e a segurança da informação, esteja ela em processo ou documento.

“A gestão de documentos começa desde a elaboração, acompanhando os setores por onde ele passa até a destinação final. Não é só enviar e receber papéis”, explicou Josemary Dantas, Gerente de Documentação da secretaria.

Por isso, não é à toa que a Transparência trabalha com cinco sistemas diferentes, o que a coloca em uma posição de destaque dentro do GDF. “Somos uma das poucas que possui um protocolo eletrônico e um sistema de controle de protocolo, o que nos dá a chance de saber por onde um mesmo documento passou e o destino final, reduzindo as chances de que ele se perca nesse caminho”, destacou Josemary.

SISTEMAS – Nesse caso, a servidora se refere ao Sistema de Apoio ao Protocolo (SAP), que lista todas as saídas de documentos para serem distribuídos ao Protocolo-Geral, por Correios ou em mãos. Mas para estar no SAP, o documento é previamente cadastrado no Sistema de Gestão da Informação.

Além desse método, a Gedoc trabalha com o Sistema de Controle de Processos (Sicop), utilizado também por todo o GDF para o controle de processos. No entanto, a gerente explicou que, no caso da Secretaria de Transparência, o processo é cadastrado primeiro no SAP para gerar um número sequencial e, depois, é feito o cadastro no Sicop.

Há, ainda, o Sistema de Postagens Eletrônicas (SPE), licenciado pelos Correios. É por meio dele que a unidade envia, ainda via Correios, notificações e citações referentes aos processos que instaura aos interessados.

Por fim, há o Pedido Online de Desarquivamento e Empréstimo, disponível na intranet, por onde é possível a qualquer setor solicitar o desarquivamento ou empréstimo de um documento ou processo.

(J.S*)