O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) acabou com a burocracia quando um servidor deseja marcar férias, pedir abono ou dar entrada no processo de licença médica ou maternidade, por exemplo. A ferramenta de gestão de processos substitui pastas e arquivos físicos por documentos on-line.
Implementado de novembro de 2014 a junho de 2018, o sistema atua como facilitador dos servidores junto aos departamentos de gestão de pessoas. Entre mais de 200 funções, é possível, de maneira simples, solicitar:
- Abono de ponto
- Adicional de qualificação
- Formulário de consulta ao órgão central de gestão de pessoas (Sugep)
- Férias
- Gratificação de titulação
- Gratificação por habilitação
- Licença-maternidade
- Licença-paternidade
- Licença-maternidade/paternidade por adoção
- Licença-prêmio por assiduidade
- Substituição de cargo
Antes do SEI, quando um servidor da Secretaria de Saúde lotado em Ceilândia, por exemplo, iniciava o procedimento para pedir férias, precisava passar por uma série de etapas para protocolar o período de descanso.
O gerente de Protocolo-Geral da pasta, Charles Franco, conta que era necessário pegar o documento impresso, preenchê-lo e levá-lo ao setor de recursos humanos (RH). O funcionário enfrentava fila, e a espera pela resposta podia levar seis dias. Se o documento fosse para o local errado, demorava o mesmo tempo para voltar.
“Hoje, posso abrir o processo de onde estiver e encaminhar ao RH. A mudança nos garante mais conforto”, ressalta Franco.
Para se ter uma ideia, a Secretaria de Saúde é o órgão com mais unidades no governo local: 1.675 espalhadas pelo DF. Nelas trabalham, ao todo, cerca de 35 mil funcionários. Com o SEI, se um servidor tiver uma chefe que atua em outro local, pedidos de férias podem ser resolvidos entre os dois, via sistema, em menos de um dia.
[Numeralha titulo_grande=”132.797″ texto=”Número de servidores e colaboradores do governo do Distrito Federal que usam o SEI para dar entrada em processos e acessá-los” esquerda_direita_centro=””]
No governo do Distrito Federal, 132.797 servidores e colaboradores utilizam o sistema para dar entrada em processos e acessá-los. Até para nomeação e exoneração, o procedimento precisa ser iniciado pelo SEI, para depois ocorrer a publicação no Diário Oficial do DF.
Até segunda-feira (5), 2.120.048 processos foram iniciados na plataforma, com 8.864.564 documentos criados em todas as esferas do governo.
Entre as principais características e facilidades do SEI estão:
- portabilidade, acesso remoto e controle de níveis de acesso
- tramitação em múltiplas unidades
- monitoramento de funcionalidades específicas, como controle de prazos e tempo do processo
Além disso, várias unidades podem ser demandadas simultaneamente, conferindo acesso somente às áreas envolvidas ou a usuários específicos.
No Brasil, mais de 100 órgãos federais, estaduais e municipais já utilizam o SEI para a gestão de documentos eletrônicos, além de outros 250 órgãos nos quais ele está em processo de implementação.
Corpo de Bombeiros implementou projeto-piloto do SEI em 2014
O Corpo de Bombeiros Militar foi o primeiro órgão a receber o sistema, como projeto-piloto, em novembro de 2014. A corporação reduziu o uso de papel em 80%.
Em 2016, a Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão tornou-se o órgão central de implementação no âmbito do DF, responsável por treinar servidores e iniciar o processo em todo o governo.
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